Actualizado: 1 de julio del 2018
Figura 4.1 Contexto de la organización
Aplicación:
La organización es un sistema complejo de actividades y procesos compuesto de muchas funciones interrelacionadas. Su operación está conformada por una serie de cuestiones externas e internas. Como tal, es importante definir y comprender las cuestiones clave que pueden influir en la capacidad de una organización para alcanzar sus objetivos y obligaciones. Naturalmente, el proceso de comprensión del contexto organizacional es una parte integral del proceso de planificación estratégica. Los líderes empresariales para mantener el crecimiento y la competitividad del negocio, deben estar preparados para aprovechar al máximo los desafíos que se presentan, minimizando al mismo tiempo las incertidumbres para la organización.
La comprensión del contexto organizacional es un proceso fundamental para establecer el sistema de gestión integrado en la organización.
Comprensión del contexto de la organización
El desarrollo del SIG de la organización es un proyecto complejo y debe iniciarse con mucha rigurosidad. El primer paso como esencial comprende la identificación de las cuestiones internas y externas que podrían afectar los objetivos y el desempeño de la organización.
Estas cuestiones serán evaluados y tomados en cuenta al diseñar el SIG. La identificación de las cuestiones internas y externas es parte de la primera etapa del ciclo PHVA planificación, que consiste el análisis del contexto organizacional y el alcance del SIG.
La organización y su contexto
El contexto en el que opera una organización es un sistema dinámico y holístico donde están presentes diversos factores que influyen en la manera como se desarrollara la organización para lograr su propósito. Es esencial para la organización llevar a cabo una revisión holística del contexto en general con el fin de desarrollar una comprensión de su relación con diversos factores de su entorno y cómo sus efectos impactan a los objetivos, las estrategias y las actividades de la cadena de valor. Además, una revisión interna del sistema de organización proporciona una comprensión en profundidad de la relación entre los diversos componentes corporativos y de cómo contribuyen al logro de sus objetivos.
La figura 4.1 representa la relación entre el sistema de la organización y su contexto en general basado en una ilustración simplista para ayudar al lector comprender los conceptos básicos de la interacción de la organización y su entorno.
En la figura 4.1 se observa como las cuestiones internas y externas influyen en la capacidad de la organización para el logro a los resultados previstos del sistema de gestión el contexto en que opera. En él contexto se incluye también las cuestiones “Ambientales” que están referidas a las “Condiciones ambientales” capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.
Para iniciar el proceso de implementación en respuesta a la Cláusula 4.1, inicialmente tenemos que conceptualizar bien el término “Contexto de la organización”. Contexto se refiere al entorno donde la organización desarrolla sus actividades, desde los procesos de compra de materia prima, transformación, hasta la venta de sus productos. En el caso de servicios desde los procesos de requerimiento de servicio del cliente hasta la entrega del producto (servicio).
El “contexto de la organización” son actividades a las que se dedica una organización y como interactúa con su entorno. La organización opera en el entorno que puede ser su medio y que de alguna manera tiene efecto o es afectada por ciertos factores internos o externos que están dentro o fuera de su control. A estos factores que influyen sobre los propósitos de la organización, ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 los denomina “cuestiones” (“issues” en inglés), que bien pudo haberse traducido al español como “factores”.
Interpretación del requisito
En respuesta al requisito 4.1, las normas nos obliga a “determinar las cuestiones internas y externas que afectan a su capacidad de logro de los resultados previstos del sistema de gestión en el contexto en que se desarrolla”. ¿Cómo se interpreta eso?
Cuando la norma describe “determinar” significa que existe algo que tenemos que identificar, analizar y evaluar. Por lo que un siguiente paso será identificar, analizar y evaluar las cuestiones internas y externas, pero solo referidos al tema que afecta el logro de los objetivos relacionados al sistema de gestión integrado (SIG) de la organización.
Las normas cuando expresan “que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos”, hacen referencia a que existe un determinado nivel de riesgo en el logro de los propósitos de la organización.
El nivel de riesgo se define como la magnitud de un riesgo o de una combinación de riesgos, expresada en términos de la combinación de las consecuencias y su probabilidad
Más adelante trataremos sobre cuáles son las cuestiones internas y externas que están generando riesgos u oportunidades en un determinado grado o nivel. La organización tendrá que establecer los criterios del riesgo para su evaluación.
Los criterios del riesgo constituyen los términos de referencia frente a las cuales se evalúa la importancia de un riesgo.
La expresión “resultado previsto” hace referencia a “qué” la organización tiene intención de lograr mediante la implementación de su sistema de gestión integrado. Los resultados mínimos previstos incluyen la mejora del desempeño de calidad, ambiental y SST, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, y el logro de objetivos del sistema de gestión integrado. Las organizaciones pueden fijar resultados adicionales previstos para su sistema de gestión integrado. Por ejemplo, en coherencia con su compromiso para la protección del medio ambiente, una organización puede establecer un resultado previsto para trabajar hacia el desarrollo sostenible.
ISO 9001, en este apartado adiciona a que “la organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas”, lo que significa a que una vez realizada la determinación de las cuestiones internas y externas de la organización debe periódicamente hacer seguimiento a fin de determinar si las acciones planteadas para mitigar los riesgos y oportunidades son efectivas.
ISO 14001, expresa que estas cuestiones incluyen las “condiciones ambientales” capaces de afectar a la calidad del aire, la calidad del agua, el uso del suelo, la disponibilidad de recursos naturales y la biodiversidad, o verse afectada por la contaminación existente o el cambio climático.
Cuando se describió líneas arriba que el contexto de la organización consiste el entorno natural que opera, significa que el entorno natural puede crear las condiciones y eventos que afectan a las actividades, productos y servicios de la organización. Las condiciones pueden ser existentes o sujetos a cambio gradual, mientras que un evento puede implicar un cambio repentino, que normalmente se explica por una situación extrema.
Para comprender cuáles son las cuestiones pertinentes (de mayor importancia), la organización puede considerar aquellas que:
- pueden afectar la continuidad del negocio en términos de pérdida de clientes, mercado, caída de inversiones, flujo de capital, capital de trabajo, leyes y reglamentos, problemas sociales, problemas con los sindicatos, retrasos en el pago de los proveedores, etc.
- son factores clave por ejemplo en relación al recurso humano, la tecnología, a las partes interesadas o las condiciones ambientales.
- pueden presentar problemas para la seguridad y salud de las personas, la calidad del producto, el medio ambiente o para la organización;
- ofrecen ventajas competitivas, incluyendo la reducción de costos, valor para los clientes, o la mejora de la reputación y la imagen de la organización.
El proceso utilizado por una organización para desarrollar la comprensión de su contexto debe dar como resultado el conocimiento que puede ser utilizado por la organización para guiar sus esfuerzos para planificar, implementar y operar su sistema de gestión.
El proceso debe ser abordado de una manera práctica que agrega valor a la organización y que proporciona un conocimiento general y conceptual de las cuestiones más importantes.
Una organización que implementa su sistema de gestión integrado incorporando al seno de los procesos de negocio, debe revisar su contexto a fin de adquirir los conocimientos de las cuestiones pertinentes que pueden afectar al sistema de gestión.
Esta revisión se beneficia si se realiza desde la perspectiva del ciclo de vida del producto donde participan los procesos de compras, finanzas, recursos humanos, ingeniería, diseño, comercialización, etc.
La revisión puede incluir los siguientes aspectos claves:
- la identificación de las cuestiones externas e internas pertinentes, incluidas las condiciones ambientales, y eventos, que se refieren a las actividades, productos y servicios de la organización;
- la consideración de cómo estos problemas pueden afectar al propósito de la organización y la capacidad de lograr los resultados esperados de su sistema de gestión integrado;
- la comprensión de la forma que se pueden abordar en la planificación (véase el apartado 6.1 ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001;
- la identificación de oportunidades para mejorar su desempeño del SIG (véase el apartado 10.3 ISO 9001 e ISO 14001, ISO 45001).
El análisis del contexto desde la perspectiva del ciclo de vida implica la consideración del control e influencia que tiene la organización sobre las etapas del ciclo de vida del producto y del servicio. Este enfoque permite a la organización identificar aquellas áreas en las que, teniendo en cuenta su ámbito de aplicación, se puede minimizar la generación de productos y servicios no conformes, los impactos sobre el medio ambiente y riesgos de incidentes al personal, al tiempo que añade valor a la organización.
Blogs de: Armando Egas Auditor Líder con Acreditación Internacional RABQSA&IRCA email: aegas@live.com
LIBRO:
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
Una Guía Práctica para Implementar ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018
BASADO EN LA GESTION DE RIESGOS
Este libro es una guía practica para implementar un sistema de gestión integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 , basado en el pensamiento de riesgos, dirección estratégica, desde la perspectiva de ciclo de vida, nuevo enfoque de procesos, y gestión de sostenibilidad. Esta estructurado según las directrices del anexo SL que define la integración de los sistemas de gestión ISO.
Venta del texto:
www.sgcert.com/libros/
Guía para Implementar Sistemas de Gestión Integrado 