Por: Armando Egas – Sistemas de Gestion Integrado – www.sgcert.com/libros
Por: Armando Egas – Guia Practica para Implementar un Sistema de Gestion Integrado (SIG) – www.sgcert.com/libros
Actualizado: marzo del 2024
Figura 4.1 Contexto de la organización
Aplicación:
La organización es un sistema complejo de actividades y procesos compuesto de muchas funciones interrelacionadas. Su operación está conformada por una serie de cuestiones externas e internas. Como tal, es importante definir y comprender las cuestiones clave que pueden influir en la capacidad de una organización para alcanzar sus objetivos y obligaciones. Naturalmente, el proceso de comprensión del contexto organizacional es una parte integral del proceso de planificación estratégica. Los líderes empresariales para mantener el crecimiento y la competitividad del negocio, deben estar preparados para aprovechar al máximo los desafíos que se presentan, minimizando al mismo tiempo las incertidumbres para la organización.
La comprensión del contexto organizacional es un proceso fundamental para establecer el sistema de gestión integrado en la organización.
Comprensión del contexto de la organización
El desarrollo del SIG de la organización es un proyecto complejo y debe iniciarse con mucha rigurosidad. El primer paso como esencial comprende la identificación de las cuestiones internas y externas que podrían afectar los objetivos y el desempeño de la organización.
Estas cuestiones serán evaluados y tomados en cuenta al diseñar el SIG. La identificación de las cuestiones internas y externas es parte de la primera etapa del ciclo PHVA planificación, que consiste el análisis del contexto organizacional y el alcance del SIG.
La organización y su contexto
El contexto en el que opera una organización es un sistema dinámico y holístico donde están presentes diversos factores que influyen en la manera como se desarrollara la organización para lograr su propósito. Es esencial para la organización llevar a cabo una revisión holística del contexto en general con el fin de desarrollar una comprensión de su relación con diversos factores de su entorno y cómo sus efectos impactan a los objetivos, las estrategias y las actividades de la cadena de valor. Además, una revisión interna del sistema de organización proporciona una comprensión en profundidad de la relación entre los diversos componentes corporativos y de cómo contribuyen al logro de sus objetivos.
La figura 4.1 representa la relación entre el sistema de la organización y su contexto en general basado en una ilustración simplista para ayudar al lector comprender los conceptos básicos de la interacción de la organización y su entorno.
En la figura 4.1 se observa como las cuestiones internas y externas influyen en la capacidad de la organización para el logro a los resultados previstos del sistema de gestión el contexto en que opera. En él contexto se incluye también las cuestiones “Ambientales” que están referidas a las “Condiciones ambientales” capaces de afectar o de verse afectadas por la organización.
Para iniciar el proceso de implementación en respuesta a la Cláusula 4.1, inicialmente tenemos que conceptualizar bien el término “Contexto de la organización”. Contexto se refiere al entorno donde la organización desarrolla sus actividades, desde los procesos de compra de materia prima, transformación, hasta la venta de sus productos. En el caso de servicios desde los procesos de requerimiento de servicio del cliente hasta la entrega del producto (servicio).
El “contexto de la organización” son actividades a las que se dedica una organización y como interactúa con su entorno. La organización opera en el entorno que puede ser su medio y que de alguna manera tiene efecto o es afectada por ciertos factores internos o externos que están dentro o fuera de su control. A estos factores que influyen sobre los propósitos de la organización, ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 los denomina “cuestiones” (“issues” en inglés), que bien pudo haberse traducido al español como “factores”.
Interpretación del requisito
En respuesta al requisito 4.1, las normas nos obliga a “determinar las cuestiones internas y externas que afectan a su capacidad de logro de los resultados previstos del sistema de gestión en el contexto en que se desarrolla”. ¿Cómo se interpreta eso?
Cuando la norma describe “determinar” significa que existe algo que tenemos que identificar, analizar y evaluar. Por lo que un siguiente paso será identificar, analizar y evaluar las cuestiones internas y externas, pero solo referidos al tema que afecta el logro de los objetivos relacionados al sistema de gestión integrado (SIG) de la organización.
Las normas cuando expresan “que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos”, hacen referencia a que existe un determinado nivel de riesgo en el logro de los propósitos de la organización.
El nivel de riesgo se define como la magnitud de un riesgo o de una combinación de riesgos, expresada en términos de la combinación de las consecuencias y su probabilidad
Más adelante trataremos sobre cuáles son las cuestiones internas y externas que están generando riesgos u oportunidades en un determinado grado o nivel. La organización tendrá que establecer los criterios del riesgo para su evaluación.
Los criterios del riesgo constituyen los términos de referencia frente a las cuales se evalúa la importancia de un riesgo.
La expresión “resultado previsto” hace referencia a “qué” la organización tiene intención de lograr mediante la implementación de su sistema de gestión integrado. Los resultados mínimos previstos incluyen
- la mejora del desempeño de calidad, ambiental y SST,
- el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, y
- el logro de objetivos del sistema de gestión integrado.
Las organizaciones pueden fijar resultados adicionales previstos para su sistema de gestión integrado. Por ejemplo, en coherencia con su compromiso para la protección del medio ambiente, una organización puede establecer un resultado previsto para trabajar hacia el desarrollo sostenible.
ISO 9001, en este apartado adiciona a que “la organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas”, lo que significa a que una vez realizada la determinación de las cuestiones internas y externas de la organización debe periódicamente hacer seguimiento a fin de determinar si las acciones planteadas para mitigar los riesgos y oportunidades son efectivas.
ISO 14001, expresa que estas cuestiones incluyen las “condiciones ambientales” capaces de afectar a la calidad del aire, la calidad del agua, el uso del suelo, la disponibilidad de recursos naturales y la biodiversidad, o verse afectada por la contaminación existente o el cambio climático.
La cláusula 4.1 de la norma ISO 14001, continua con el siguiente párrafo: “Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización”.
Una condición ambiental se define como “el estado o característica del medio ambiente, determinado en un punto específico en el tiempo”, que afecta a la organización y a su vez esta puede ser modificada por las actividades de la misma. La forma en que ambos se influencian o condicionan se ha llegado a denominar como condiciones ambientales.
- La condición ambiental afecta a la organización (por ejemplo, la calidad del aire puede afectar la salud de los trabajadores).
- La actividad de la organización puede modificar la condición ambiental (por ejemplo, las emisiones de CO2 pueden contribuir al cambio climático).
Las condiciones ambientales son factores externos que pueden ser bióticos (como la flora y fauna) o abióticos (como el clima, la calidad del aire y del agua, el uso del suelo, la disponibilidad de recursos naturales y la biodiversidad).
Las condiciones ambientales que pueden afectar las actividades, productos y servicios de la organización pueden incluir, por ejemplo; un cambio inusual de temperatura del clima puede impedir que la organización cultive determinados tipos de productos agrícolas.
Un ejemplo de un evento ambiental podría ser la inundación como resultado de las condiciones meteorológicas extremas, que pueden afectar el almacenamiento de sustancias peligrosas en una organización.
En febrero de 2024, la Organización Internacional de Normalización (ISO) publicó una enmienda a la cláusula 4.1 de la norma ISO 14001:2015. Esta enmienda, denominada ISO 14001:2015/Amd 1:2024, añade el siguiente texto al final de la cláusula:
“La organización debe determinar si el cambio climático es una cuestión pertinente”
Antes de determinar si el cambio climático es una cuestión pertinente para la organización, es importante comprender qué es el cambio climático y cómo afecta a las organizaciones:
¿Qué es cambio climático?: Cambio climático es una alteración a largo plazo de los patrones climáticos de la Tierra. Esta alteración puede ser natural, debido a variaciones en la actividad solar o erupciones volcánicas, o puede ser causada por la actividad humana, como la quema de combustibles fósiles. El cambio climático tiene una serie de efectos negativos, como;
- el aumento del nivel del mar,
- el aumento de la frecuencia e intensidad de los fenómenos meteorológicos extremos y
- la pérdida de biodiversidad.
¿Cómo afecta el cambio climático a las organizaciones?
El cambio climático tiene impactos significativos en las organizaciones a nivel global. Aquí hay algunas formas en que afecta a las organizaciones:
Riesgos:
- Daños a la infraestructura: Eventos climáticos extremos como inundaciones, sequías, tormentas y huracanes pueden dañar o destruir instalaciones, equipos y productos.
- Disrupción de la cadena de suministro: El cambio climático puede afectar la disponibilidad de materias primas, el transporte y la logística, lo que genera interrupciones en la producción y distribución.
- Pérdida de productividad: Las olas de calor, la escasez de agua y la degradación del medio ambiente pueden afectar la salud y el bienestar de los trabajadores, lo que reduce la productividad.
- Cambios en las políticas y regulaciones: Los gobiernos están implementando medidas para mitigar el cambio climático, lo que puede generar costos adicionales para las empresas que no se adapten a tiempo.
- Cambios en las preferencias de los consumidores: Los consumidores cada vez más exigen productos y servicios sostenibles, lo que puede afectar la demanda de productos y servicios tradicionales.
- Nuevos competidores: El cambio climático puede crear oportunidades para nuevas empresas que ofrecen soluciones innovadoras para la adaptación y la mitigación.
- Litigios: Las empresas pueden ser demandadas por los daños causados por el cambio climático, o por no tomar medidas para mitigarlo.
- Daño a la reputación: Las empresas que no se toman en serio el cambio climático pueden sufrir daños a su reputación, lo que puede afectar sus ventas y su capacidad para atraer y retener talento.
Oportunidades:
- Desarrollo de nuevas tecnologías: El cambio climático crea oportunidades para las empresas que desarrollan tecnologías para la adaptación y la mitigación.
- Mejora de la eficiencia operativa: Las empresas pueden reducir sus costos y mejorar su eficiencia al adoptar prácticas sostenibles.
- Acceso a nuevos mercados: Las empresas que ofrecen productos y servicios sostenibles pueden acceder a nuevos mercados en crecimiento.
Algunas acciones que las organizaciones pueden tomar para abordar el cambio climático incluyen:
- Realizar una evaluación de riesgos para identificar los riesgos y oportunidades relacionados con el cambio climático.
- Establecer objetivos de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero.
- Implementar medidas para reducir su consumo de energía y emisiones de gases de efecto invernadero.
- Invertir en tecnologías de energía renovable y eficiencia energética.
- Trabajar con sus proveedores para reducir las emisiones de la cadena de suministro.
- Comunicar su desempeño ambiental a las partes interesadas.
A continuación, se presentan algunos ejemplos específicos de cómo las organizaciones pueden abordar el cambio climático:
- Una empresa puede invertir en energía solar para reducir su consumo de energía y emisiones de gases de efecto invernadero.
- Una empresa puede desarrollar un programa de eco-conducción para reducir las emisiones de su flota de vehículos.
- Una empresa puede trabajar con sus proveedores para que adopten prácticas de producción más sostenibles.
- Una empresa puede compensar sus emisiones de carbono invirtiendo en proyectos de reforestación.
Al tomar medidas para abordar el cambio climático, las organizaciones pueden mejorar su desempeño ambiental, reducir sus costos operativos, aumentar su competitividad y contribuir a un futuro más sostenible.
Herramientas para evaluar la pertinencia del cambio climático:
- Análisis de riesgos y oportunidades: Identificar los riesgos y oportunidades del cambio climático para la organización.
- Huella de carbono: Medir las emisiones de gases de efecto invernadero de la organización. y
- Evaluación de la vulnerabilidad climática: Determinar la sensibilidad de la organización al cambio climático
Aquí hay algunos ejemplos de cómo las organizaciones están respondiendo al cambio climático:
- Reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero: Muchas empresas se han comprometido a reducir sus emisiones de gases de efecto invernadero mediante la inversión en energía renovable, la mejora de la eficiencia energética y la adopción de otras medidas.
- Inversión en adaptación al clima: Las empresas están invirtiendo en medidas para adaptarse a los impactos del cambio climático, como la construcción de infraestructura resistente al clima y la diversificación de sus fuentes de suministro.
- Colaboración con los gobiernos y las ONG: Las empresas están colaborando con los gobiernos y las ONG para desarrollar e implementar soluciones al cambio climático.
Es importante que las organizaciones tomen medidas para abordar el cambio climático, tanto para proteger su propio negocio como para contribuir a un futuro más sostenible.
En resumen, el cambio climático no solo es un desafío ambiental, sino también un factor crítico que afecta a la sostenibilidad, la rentabilidad y la reputación de las organizaciones.
Cuando se describió líneas arriba que el contexto de la organización consiste el entorno natural que opera, significa que el entorno natural puede crear las condiciones y eventos que afectan a las actividades, productos y servicios de la organización. Las condiciones pueden ser existentes o sujetos a cambio gradual, mientras que un evento puede implicar un cambio repentino, que normalmente se explica por una situación extrema.
Blogs de: Armando Egas Auditor Líder con Acreditación Internacional RABQSA&IRCA email: aegas@live.com
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